Få styr på timeregistreringen
”Det kan simpelthen ikke passe,” sagde Per Holmer tilbage i 2009 om timeregistreringen til den IT-ansvarlige i sin virksomhed Star Industri. Og Per Holmer havde ganske ret, selvom der skulle gå en håndfuld år, før der endegyldigt blev gjort op med at registrere timer manuelt på et stykke papir.
Alle kender det med at sidde fast i en gammel vane velvidende, at tingene kan gøres på en anden og smartere måde. Men alligevel bliver man ved med at gøre det. Nogle gange fordi, det bare er nemmere her og nu, selvom regningen kommer flerfoldigt igen senere. Som for eksempel med rengøring og oprydning. Og så er der de ting, hvor der simpelthen ikke er anden årsag, end at det er en gammel vane, og derfor bliver man ved med det.
Sådan har det længe været med timeregistrering i erhvervslivet. Rigtigt mange brancher har brug for at registrere deres tid. Og i lige så mange har en alt for stor del gjort det manuelt med papir og pen. Det er for det første en besværlig metode, der inviterer til forlagte ugesedler, fordi den er så analog. Den er langsommelig og fører let til misforståelser og unøjagtigheder, når data manuelt skal tastes ind i et system. Og det er den sikre vej til aldrig at komme i nærheden af at udnytte de informationer, der ligger i den indsamlede data. Men vanens magt er stor. Og skulle det være en undskyldning for noget?
Nemmere, hurtigere og mere præcis timeregistrering
Per Holmer lod det i hvert fald ikke være en undskyldning, så i 2014 begyndte i alt 12 medarbejdere hos Star Industri at bruge Intempus til at registrere timer. Dermed var det slut med unøjagtigheder og misforståelser. Når en medarbejder registrerede sin tid i Intempus’ app til smartphone, blev timerne automatisk ført over i såvel Intempus’ administrationssystem som firmaets regnskabsprogram. Det giver dels mulighed for at trække en masse statistik og danne sig et overblik over for eksempel sygefraværet blandt virksomhedens medarbejdere.
Alle timer registreres på sager, hvilket betyder, at det i samspil med virksomhedens regnskabsprogram er nemt at finde frem til dækningsgraden på hvert projekt, ligesom fakturaen stort set skriver sig selv.
”Mit overblik er blevet nemmere, og jeg er hurtigere til at følge op på, hvor mange timer, der er blevet brugt på den enkelte sag, hvis jeg får et spørgsmål fra en kunde om det. Hvis jeg nu har givet et tilbud på 100 timer på en sag, kan jeg hurtigt gå ind og tjekke, hvor lang tid vi har brugt på projektet og sammenligne tallet med det oprindelige tilbud,” siger Per Holmer.
Alle medarbejdere har taget digital timeregistrering til sig
Tilbage til det med vanerne. I Star Industri er der som i de fleste virksomheder medarbejdere i forskellige aldre og med forskellig anciennitet. Nogle mere omstillingsparate end andre. At få dem alle til at gøre det til en vane at registrere deres tid og arbejde i Intempus viste sig dog muligt, fortæller Per Holmer.
“De bruger app’en dagligt, selvom det jo altid er svært at bryde med indgroede vaner og arbejdsgange. Så selv de mest garvede medarbejdere kan være med i Intempus,” fortæller han.
Og dermed må det vist være slået fast med syvtommersøm, at hvis din virksomhed stadig registrerer tid, kørsel, udlæg, varer, materialer og lignende på den gammeldags facon, så bør I hurtigst muligt komme til den erkendelse, at det er en dårlig vane, der skal laves om. Og nu hvor I er i gang, hvorfor så ikke også få stillet tallerkenerne i opvaskeren med det samme, sætte en vask tøj over og få gjort køleskabet rent, mens det stadig kan klares på 10 minutter med en våd klud?
