Få gavn af flådestyring i virksomheden

Det er helt klart en stor fordel for din virksomhed, hvis I gør brug af flådestyring. Det giver et virkelig godt overblik over dine firmabiler i hverdagen og hjælper dig med at holde styr på tidsforbrug og kørselsudgifter. Alt sammen ting, der hjælper dig med at optimere din virksomhed. En ting du dog skal være opmærksom på er, hvordan dine medarbejdere reagerer, når du bringer flådestyring på bane. Nogle kan føle, at det en slags overvågning og dermed være negativt indstillet.

Skal vi nu overvåges?

Flådestyring fungerer ved, at der placeres en GPS sender i alle dine firmabiler. De sender signaler til et program, der gør det muligt for dig at se og følge alle dine køretøjer gennem dagen. Det vil sige, at du kan se, hvor dine medarbejdere er hele tiden. Derfor er der medarbejdere, der reagerer med stor modvillighed, når de får at vide, at der skal indføres flådestyring. Det får dem til at føle sig overvåget og kan let opfattes som en mistillidserklæring fra ledelsens side.

Inddrag og informer dine medarbejdere

Derfor er det meget vigtigt, at du som leder inddrager dine medarbejdere i processen og fortæller dem, at det ikke drejer sig om, at du har mistillid til dem men om, at flådestyring er en fordel – også for dem. Fortæl dem om de regler, der er for overvågning af medarbejdere. Man må nemlig ikke bare placere GPS sendere i firmabiler uden videre. Virksomheden skal have en grund, der er udelukkende saglig og virksomhedsrettet og, den skal være formuleret på forhånd. Persondatalovens retningslinjer skal overholdes og LO (Landsorganisationen i Danmark) og DA – (Dansk Arbejdsgiverforening) har i fællesskab udarbejdet nogle principper, som det er en rigtig god ide at sætte sig ind i. De slår blandt andet på, at medarbejderne skal inddrages i, hvad de indsamlede data må bruges til og på den måde får indflydelse på anvendelsen af dataene. Det vil fjerne den værste modvillighed og i højere grad få dem til at se fordelene ved flådestyring.

Hvad er fordelene for medarbejderne?

For at starte ved flådestyringens fordele for medarbejderne, så skal flådestyring langt fra kun ses som overvågning. Det er også en måde at dokumentere medarbejdernes arbejde. Det en stor fordel for dem, at de kan dokumentere, hvor de har været. Det vil sige, hvis en kunde klager over arbejde, der ikke er udført, pakker, der ikke er leveret mv., så kan flådestyringsprogrammet modbevise det. Du kan simpelthen søge i programmets historik og se nøjagtigt, hvornår medarbejderen var hos den pågældende kunde og, hvor længe arbejdet stod på. Flådestyring kan derfor meget hurtigt gå fra at opfattes som overvågning til at opfattes som dokumentation, der bakker din medarbejder op i tvivlsspørgsmål med kunder.

Hvad er fordelene for dig som leder?

Når du kan sidde og kan følge hver enkelt bil, der er på opgave i marken, får du et virkelig godt overblik. Det siger sig selv, at det i den grad gør det lettere for dig at koordinere dine medarbejderes arbejdsindsats. Når du ser alle bilers placering, er det ingen sag at sende den nærmeste medarbejder, hvis en kunde ringer og har et akut problem eller, hvis du må omdirigere på grund af sygdom eller lignende. Til nogle flådestyringsprogrammer kan du også downloade en app, der giver dig adgang til overblikket på din mobil. Det betyder, at du roligt kan forlade kontoret uden at være bange for at miste kontrollen. Ud over overblikket har nogle flådestyringsprogrammer den fordel, at deres data kan overføres til de programmer, du benytter til administrative opgaver – ordrestyring, regnskab, fakturering – så du på den måde får et redskab, der både letter din daglige koordinering og dit administrative arbejde.